Notion – la puissance de la simplicité

Photo de Marta Branco sur Pexels.com

Qui n’a pas rêvé un jour de posséder un outil lui permettant à la fois de gérer notamment une base de données, une liste de tâches, un calendrier, et du stockage de fichiers? Et si en plus cet outil pouvait ne nécessiter aucune compétence particulière en codage informatique, ce serait parfait.

Enfin, dernière envie : si cette solution merveilleuse pouvait être accessible en ligne depuis n’importe quel support connectable…

Vous pouvez ouvrir les yeux, cet outil existe : c’est Notion. Disponible sur le site notion.so ainsi qu’en téléchargement sur les plate-formes mobiles habituelles, sa version de base est totalement gratuite. Voici pourquoi je vous invite à le prendre en main par vous-mêmes.

Le terme de « prise en main » me semble le plus adapté, tant Notion est personnalisable à souhait. Depuis l’article de Sophie Boudarel dans la RFG n°245 concernant cet outil, j’ai sauté le pas.

L’article en présence ne constitue pas un manuel ou un mode d’emploi, je n’en ai pas la prétention, étant certain de ne pas utiliser toutes les fonctionnalités de façon optimale. Cet article est simplement un partage d’expérience de l’utilisation que j’en fais à mon niveau dans le contexte de la généalogie. Dans la suite de l’article, j’appellerai cette utilisation « mon Notion ».

De plus, je ne considère pas mon Notion comme une forme aboutie et définitive. Je réajuste en permanence les tables, les propriétés, les pages en fonction de mes besoins et contraintes. La structure que je vais vous présenter est le fruit de mois de remaniements successifs. Et rien n’indique que je ne remette pas un jour complètement en cause cette organisation.

C’est tout l’avantage de cet outil : il est totalement souple.

A l’origine, mon Notion devait me servir à recenser de façon pratique les ressources que je dispose sur les uns et les autres (Ancêtres, collatéraux et alliés) et de savoir de façon rapide retrouver un document. S’il s’agit d’une ressource papier, l’idée est de savoir la référence du classeur où je l’ai rangée puis le numéro de la pochette plastique concernée.

Et puis plus on veut en mettre et plus on en met! Lorsque j’ai cherché un moyen simple de lier ces ressources aux personnes de mon arbre, afin de sélectionner plus facilement un individu, sans le retaper à chaque fois, j’ai créé également une base avec les protagonistes de mon arbre.

Ajoutez à cela un besoin de suivre mes [nombreux] projets de 2020, celui de répertorier mes articles publiés et les personnes évoquées dedans, celui d’inventorier mes magazines et livres traitant de généalogie et d’incorporer des extraits d’arbre pdf issus de Généatique… et vous obtenez à peu près ça :

De la page générale Généalogie partent 6 sous-pages : Mes protagonistes, Mes ressources, Mon blog, Mes projets, Mes tâches, Trouvailles. Et comme vous pouvez le constater pour certaines de ces sous-pages, j’y ai ajouté encore un sous-niveau.

Les sous-niveaux correspondent chacun à une base de données indépendante des autres. Mais là où cela devient intéressant, c’est que nous allons pouvoir les interconnecter.

Démonstration.

Dans la page « Mes Protagonistes » figurent mes bases de données « humaines », que j’ai volontairement diviser en trois parties : les ancêtres, les collatéraux et les alliés. Je vais principalement axer mon article sur cette partie de mon Notion.

Concernant ces trois bases, j’ai fait le choix d’une présentation type table.

Si je clique sur un ancêtre j’aurai accès à sa « fiche » reprenant ses différentes propriétés, ce qui va vous permettre de visualiser les différents liens que j’ai pu mettre en place entre les bases.

Comme vous pouvez le constater, j’intègre beaucoup d’informations et de liens. Notion HQ étant une solution accessible en ligne, c’est un moyen très pratique pour moi de disposer de toutes les informations utiles sur mes ancêtres partout et à portée de main.

J’use et abuse donc d’un type de propriété présent dans Notion : les Relations. Une relation permet de créer un lien entre deux bases de données. L’avantage est qu’en créant ce lien il est non seulement possible d’obtenir un état des lieux des connaissances et documents récoltés sur un ancêtre mais également d’y accéder plus facilement.

Sur la fiche de Justin Daumergue, je peux donc savoir d’un coup d’oeil si j’ai des actions de recherche en cours le concernant, si j’ai déjà publié des articles sur mon blog y faisant référence, s’il apparaît dans un extrait d’arbre que j’ai importé sur Notion, et si je dispose de ressources papier et/ou numérisées le concernant.

Pour la propriété « Collatéraux liés », j’y reviendrai plus bas.

Nos arbres n’étant pas composés que de SOSA, il me fallait aussi recenser les collatéraux et alliés. Voici comment se compose la fiche d’un collatéral :

La propriété « 1er SOSA commun » correspond en miroir aux « Collatéraux liés » de la fiche d’un ancêtre. C’est le moyen que j’ai trouvé pour déterminer quels sont les 1ers SOSA que nous partageons. Par exemple ici Louis Ramella est le frère de Jean-Baptiste Ramella mon SOSA 58, les 1ers SOSA communs sont donc leurs parents, Gio Agostino et Bianca Maria.

La seule donnée manquante par rapport à cette référence du SOSA est le nombre de générations séparant le collatéral des 1ers SOSA liés, me permettant pourquoi pas de déterminer des degrés de parenté.

Ensuite vient l’Allié, soit l’épouse de ce collatéral.

Les rubriques suivantes sont similaires à celles que l’on retrouve pour un ancêtre. Et la logique suivie pour les alliés est similaire, je ne vais donc pas la détailler ici.

J’entends déjà les réactions s’inquiétant de créer une base de données « doublon » de celle mon logiciel de généalogie. C’est effectivement ce que j’ai craint lorsque je me suis lancé dans ce travail fastidieux. Néanmoins, j’ai réalisé que je n’utilise pas les deux logiciels de la même façon. Dans Notion, pas de dates, pas de suivi des événements particuliers de la vie. Notion est pour moi une base de connaissances sur mes ancêtres, là où je trouve qu’un logiciel de généalogie est plus limité, bien que plus visuel. Certes Généatique (que j’utilise) permet d’intégrer des actes, et d’insérer des références mais la vision centralisée de Notion me convient davantage. Je pense perdre moins de temps à y rechercher un document et à faire le lien avec mes publications, et ce partout où je me trouve. Par ailleurs mon objectif [pas encore atteint pleinement] est d’en faire un vrai journal de recherches via les Tâches. Voici également pourquoi j’ai inséré des extraits d’arbre issus de Généatique, afin de toujours avoir cette base de connaissances sous la main.

Je pourrai dans un futur article vous expliquer comment je suis mes projets et mes tâches, même si cette deuxième fonctionnalité en est encore à ses balbutiements. Et si vous souhaitez que je détaille un point particulier non évoqué jusqu’ici n’hésitez pas à me le signaler en commentaire.

5 commentaires

  1. Merci Jean-François pour ce retour d’expérience ! J’utilise également Notion depuis quelques mois, pour la généalogie mais aussi pour mon suivi au boulot, et je dois dire que c’est en train de me changer la vie…
    Mon organisation est encore perfectible et évolutive, d’ailleurs j’ai repéré quelques idées à te piquer 😉

    Aimé par 1 personne

  2. Bienvenue dans le monde de Notion. Pour l’instant, je n’ai pas mis en place une mega organisation pour la généalogie, meme si mon journal de recherches et ma base de connaissances commencent à y être transférés, mais j’y ajoute des éléments tous les jours.
    Et au niveau personnel, Notion a définitivement et avantageusement remplacé mon bullet journal papier 🙂

    Aimé par 1 personne

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